使用权责发生制和企业会计进行记录

我认识的人(除了一些会计)都不喜欢做记录.  更少的人真正喜欢归档、分类和组织记录.  我是说，为什么鞋盒不够好?!   鞋盒是个不错的开始, 但是你的记录系统应该允许你及时准确地获取你需要的信息, 以你需要的形式.  你的记录中的信息对你做出管理决策和分析你的运营有很大的帮助.

你的档案系统应该帮助你收集以下有用的信息:

• 法律问题
  • 的行为, 标题, 合同, 规章制度, 许可证, 认证, 过渡计划, 房地产计划, 购买/出售协议, 伙伴关系协定, 劳工政策/手册
• 生产问题
  • 杀虫剂的使用, 群健康, 营养, 遗传学和育种, 牛的库存, 饲料库存, 供应库存, 作物产量, 土壤测试/调查, 客户名单, 供应商列表
• 财务问题
  • 资产负债表、损益表(P&L)、现金流量预算、企业预算、应付/应收账款、盈亏平衡价格 & 收益率, 保险政策, 债务文件, 还款时间表, 财务比率分析, 退休 & 投资报表
• 个人问题
  • 遗嘱, 授权书, 预先医疗指示, 紧急联系人, 所得税记录, 信用卡记录, 家庭记录, 出生证明, 护照, 社会保障卡
• 信用记录

农场和小企业应该尝试将两个主要特征纳入他们的记录系统:

权责发生制会计

这是一种更准确的记录收入和支出的方法.  它只需要开始和结束的资产负债表——你应该已经准备好了!  大多数体育彩票外围平台机构更喜欢使用权责发生制会计或权责发生制调整会计进行分析.  这可以帮助他们更清楚地了解业务的实际盈利能力, 它消除了以现金为基础的会计制度(预付费用)中常见的税收变动对盈利能力的影响, 应收账款积累, 等.).

企业会计

这对管理者来说非常重要!  它是一种将收入和费用直接分配给适当企业(玉米)的方法, 干草, 牛/小腿, 等.)，而不仅仅是记录整个农场的总数.  这使得管理者可以看到他们农场或企业各个方面的盈利能力.  它还允许他们计算每个企业的盈亏平衡价格和收益.  企业会计是管理人员可用的最强大的工具之一!

随着时间的推移，一个有组织的记录系统会成为你最好的朋友.  但这是一种你必须努力维持的友谊.  这需要时间、练习、自律和坚持.  要弄清楚什么适合你，什么不适合你，需要一点尝试和错误.   这里有一些建议可以帮助你建立一个可用、准确、不太耗时的记录系统.

在你忙得不可开交之前，咨询一位有农业或小型企业运营经验的会计师，以适当地设置你的系统.  听取会计的建议，建立一个有效的系统，将满足您的需求.  第一次就把事情做好要比回头去改正错误要好得多, 或者更糟, 根据不正确的信息做出决定.

• 找到一个你喜欢和理解的系统，并愿意一直使用.  如果你不喜欢这个系统或者不理解它, 你不会使用它——你只是浪费了宝贵的时间和精力.
• 从简单开始，逐渐完善你的系统.  这意味着您应该从覆盖您的操作的绝对最低要求的系统开始.  一旦你适应了这个系统, 慢慢地改进它，从你的记录中获得更多有用的信息.  不要试图马上实施一个全面的系统——它太吓人了，你会犯太多的错误.  保持简单! 
• 把记录保存的责任分配给一个人.  这有助于防止事情从裂缝中掉出来.  它还减少了不一致、冗余和常见错误.  然而, 运营中的每个人都需要与“记录管理员”一起工作，以确保他/她获得所需的信息, 以体育彩票外围平台需要的方式, 及时地.  相信我，这会减少大家的头痛!
• 把你的记录系统看作是一个管理工具，而不是税务和贷款的“必须做的”.  在您现有的记录中有海量的强大信息，可以帮助您做出更明智的决定.   It can help you determine: where you are making money and where you are losing money; the minimum price you need to receive to cover your costs; your financial strengths & weaknesses; potential problems you may be facing, 等. 

你的记录保存系统可以为你提供宝贵的信息，帮助你成为一个更好的管理者.  试着不要把它当作一种必要的邪恶——相反, 对待它要像对待作物和牲畜的生产计划一样认真.  当您将记录放入系统时，可能看起来不是很有趣, 但你会有一个爆炸使用的信息是坐在你的记录!

这篇文章是由Dr. 亚历克斯·怀特，弗吉尼亚理工大学乳品科学兼职教授.  你可以联系博士。. White发邮件至 axwhite@vt.edu.